Der Eventplaner – So planst du dein Event

Wie man eine Veranstaltung in 12 einfachen Schritten plant

Du fragst dich, wie Du eine Veranstaltung planen sollen? Bei der Ausrichtung einer Veranstaltung gibt es viel zu beachten, von der Wahl des Veranstaltungsortes bis zur Auswahl der Redner. Der Schlüssel liegt in der Vorbereitung: Du musst die großen Aufgaben abhaken, damit Du dich darauf konzentrieren kannst, alles unter einen Hut zu bringen und – was am wichtigsten ist – Deine Veranstaltung zu genießen. Dieser ultimativer Leitfaden enthält alle wichtigen Schritte zur Organisation einer Veranstaltung. Außerdem vereinfacht er jeden einzelnen Schritt, um die Planung so problemlos wie möglich zu gestalten.

1. Überlege dir den Zweck und das Zielpublikum Deiner Veranstaltung
Was willst Du mit Deiner Veranstaltung erreichen? Es mag offensichtlich klingen, aber wenn Du dich von Anfang an auf den Zweck Deiner Veranstaltung konzentrierst, kannst Du Deine Vision besser verwirklichen. Es ist auch wichtig, die Zielgruppe zu bestimmen, die Du ansprechen möchtest, und sich Gedanken darüber zu machen, wie Du diese am besten durch Marketing und Werbung ansprechen kannst. Wenn Du ein jüngeres Publikum ansprechen willst, wirst Du es eher auf Social-Media-Plattformen wie TikTok finden und mit ihm in Kontakt treten, während etablierte Kanäle wie Facebook besser für ältere Menschen geeignet sind.

2. Lege ein Veranstaltungsbudget fest
Willst Du mit der Veranstaltung einen Gewinn erzielen oder einfach nur Deine Kosten decken? Vielleicht willst Du Geld für eine Wohltätigkeitsorganisation oder einen guten Zweck sammeln? Werden die Eintrittskarten kostenlos oder kostenpflichtig sein – und wenn kostenpflichtig, wie viel werden sie kosten? Wie auch immer Du dich entscheidest, die Antworten auf diese Fragen werden Dir helfen, dich auf die Finanzen Deiner Veranstaltung zu konzentrieren, unabhängig davon, ob Du sie virtuell oder persönlich durchführst.

3. Entscheide Dich für das Datum und den Veranstaltungsort
Wenn Du diese wichtigen Details bereits in einem frühen Stadium des Veranstaltungsprozesses festlegst, kannst Du sie mit potenziellen Rednern oder Gästen teilen und so ein klareres und wertvolleres Angebot erstellen. Überlege, welche Anforderungen Du an den Veranstaltungsort hast (Lage, Zugänglichkeit, Kücheneinrichtungen, Alkoholausschank usw.) und welche Jahreszeit für Deine Veranstaltung am besten geeignet ist, und nimm dann Kontakt mit potenziellen Veranstaltungsorten auf.

Wenn Deine Veranstaltung virtuell stattfindet, solltest Du Dir überlegen, welche Plattform Du nutzen möchtest. Zoom eignet sich hervorragend für den Umgang mit einer großen Anzahl von Teilnehmern, während Vimeo Ihnen Zugang zu raffinierten interaktiven Funktionen wie Fragen und Antworten und Umfragen bietet.

4. Überleg Dir den Inhalt Ihrer Veranstaltung
Nun ist es an der Zeit, sich Gedanken über den zeitlichen Ablauf zu machen und einen Veranstaltungsplan zu erstellen. Ganz gleich, ob Du eine Konferenz mit mehreren Podiumsdiskussionen und Workshops oder eine Online-Frage-Antwort-Runde mit einem Autor veranstaltest – wenn DU jede Minute Deiner Veranstaltung einplanst, kannst Du Dich auf die Buchungen und Vorbereitungen konzentrieren, die du treffen musst.

5. Sprich mit Anbietern und Referenten
Der nächste Schritt, den Du bei der Organisation einer Veranstaltung in Betracht ziehen solltest, ist die Suche nach Anbietern. Von DJs und Dekorateuren bis hin zu Imbisswagen und Gesichtsmalern – der Erfolg Deiner Veranstaltung hängt zu einem großen Teil davon ab, ob es Dir gelingt, gute Leute zu finden, mit denen Du zusammenarbeiten kannst. Jetzt ist auch der richtige Zeitpunkt, um Redner zu engagieren und die Verfügbarkeit von Moderatoren und besonderen Gästen zu prüfen. Finde heraus, ob sie für Deine Veranstaltung geeignet sind, indem Du prüfst, wo sie bereits aufgetreten sind und welche Art von Publikum sie anzuziehen scheinen.

6. Sprich Sponsoren mit einem Vorschlag an
Stell eine Liste Deiner idealen Sponsoren zusammen. Überlege genau, was Du von ihnen willst und was Du ihnen im Gegenzug für ihre Unterstützung anbieten kannst, sei es in Form von Markenartikeln oder einer gesponserten Grundsatzrede. Da es sich um eine Partnerschaft handelt, sollten Sie ein Sponsoring-Angebot ausarbeiten, das für beide Seiten vorteilhaft ist.

7. Plane Gesundheits- und Sicherheitsmaßnahmen
Wenn Du eine Veranstaltung persönlich ausrichtest, solltest Du für alle Eventualitäten gerüstet sein, indem Du eine Risikobewertung durchführst und einen Gesundheits- und Sicherheitsplan erstellst, um Lieferanten und Teilnehmer vor möglichen Problemen zu schützen. In diesen Zeiten können Einschränkungen soziale Distanzierungsmaßnahmen oder strenge Anforderungen an die persönliche Schutzausrüstung (PSA) bedeuten, die Du berücksichtigen solltest. Bei virtuellen Veranstaltungen solltest Du vor dem großen Tag eine Liste von Regeln und Ihren Verhaltenskodex mit den Teilnehmern teilen. 

8. Werben, werben, werben
Es gibt kein Patentrezept für das Veranstaltungsmarketing, daher solltest Du alle verfügbaren Werbemöglichkeiten ausschöpfen. Teaser-Kampagnen und Frühbucherangebote sind beides großartige Möglichkeiten, um für Aufsehen zu sorgen. Du kannst Dich auch mit Sponsoren zusammentun, wenn es um Werbung geht, und Takeovers oder Werbegeschenke in den sozialen Medien veranstalten. Die Schaffung eines einzigartigen Hashtags kann eine gute Möglichkeit sein, nutzergenerierte Inhalte zu fördern und eine Online-Konversation zu schaffen.

9. Tickets verkaufen
Der nächste Schritt bei der Organisation einer Veranstaltung ist der Verkauf von Eintrittskarten. Lege deine Ticketarten und -preise fest und erstelle eine Veranstaltungsseite, die ebenso inspirierend wie informativ ist. Denk an Frühbucherpreise, VIP-Stufen und Erstattungsoptionen.

10. Sende Erinnerungen
In den Tagen vor der Veranstaltung solltsolltest Du Dir unbedingt die Zeit nehmen, um Dich bei allen Teilnehmern zu melden. Und ich meine wirklich alle. Schick den Teilnehmern per E-Mail Anweisungen, wie sie den Veranstaltungsort finden oder sich bei Ihrer Videohosting-Plattform anmelden können, melde Dich bei den Anbietern, um die Zeitpläne zu bestätigen, und frag die Redner, ob sie besondere Wünsche haben. Wenn Du diese Art von Gesprächen im Voraus fürhst, kannst Du am Veranstaltungstag wertvolle Zeit sparen.

11. Entwickel einen Notfallplan
Auch wenn Du dir viel Mühe gibst, um einen reibungslosen Ablauf Deiner Veranstaltung zu gewährleisten, solltest Du realistisch sein und dich auf alle Eventualitäten vorbereiten. Auf diese Weise kannst Du einen Plan ausarbeiten, wie Du auf unvorhergesehene Hindernisse (wie die Absage von Rednern, die Absage eines Veranstaltungsortes oder die Änderung der COVID-19-Beschränkungen) reagieren kannst, und Maßnahmen wie klare Rückerstattungsrichtlinien und virtuelle Backups einführen, um potenzielle Katastrophen zu vermeiden.

12. Miss den Erfolg Deiner Veranstaltung
Achte auf wichtige Kennzahlen wie Teilnehmerzahlen, Gewinn, Lead-Generierung und Umfrageergebnisse. Wie man so schön sagt: Was gemessen wird, wird auch gemanagt. Wenn DU nach jeder Veranstaltung ein wenig Zeit investierst, kannst Du kleine Verbesserungen vornehmen, um die nächste Veranstaltung zu einem größeren Erfolg zu machen, der Deine Ziele übertrifft.